Las fuentes de información son el insumo clave para alimentar un sistema de alertas tempranas efectivo, que le permita a su institución tomar decisiones correctas y hacer inversiones de impacto que mejoren el desempeño académico de sus estudiantes, sus condiciones, incremente su satisfacción y disminuya la probabilidad de deserción. Es por esto la importancia de seleccionar e integrar las fuentes necesarias para hacer una medición del riesgo de forma holística y efectiva. A continuación les comparto las fuentes de información que desde nuestra experiencia consideramos más relevantes:

1. Encuesta de Caracterización Estudiante:Se requiere para diagnosticar desde el primer día de clases una completa fotografía del perfil de sus estudiantes, conocer sus necesidades y situación actual. Esta encuesta debe tener en cuenta variables de riesgo en factores como el individual, familiar, socioeconómico, académico. Para esta fuente de información es clave implementar un proceso de caracterización actualizable en línea, teniendo como prioridad los estudiantes de 1 a 4 semestre ya que según datos del MEN es donde se concentra el 72% de los desertores.

2. Integración con el sistema académico: Se requiere para identificar riesgos en torno al desempeño académico del estudiante en la institución. Esta integración debe tener en cuenta variables como: asistencia, retiros, repitencia, notas por corte, promedios acumulados y demás variables que nos mostraran la situación y nivel de riesgo académico del estudiante.

3. Integración con el Sistema financiero: Se requiere para identificar riesgos en torno a la situación económica del estudiante. Esta integración debe tener en cuenta variables como estado de cuenta del estudiantes, cuotas vencidas e información clave para el seguimiento, como becas, descuentos, auxilios y demás apoyos financieros que mostraran la situación económica del estudiante.

4. Integración con el Sistema LMS: Se requiere para identificar riesgos académicos en torno al nivel de interacción con el sistema de gestión de aprendizaje. Esta integración deber tener en cuenta variables como cumplimiento actividades, recurrencia en conexiones, ultima conexión, entre otros.

5. Encuesta de percepción del estudiante: Se requiere para diagnosticar los riesgos en el factor institucional es importante conocer durante y al finalizar el semestre la percepción que tienen los estudiantes sobre la institución a nivel de infraestructura, calidad académica, satisfacción frente a los servicios de apoyo que ha recibido entre otros.

6. App para estudiantes y docentes: Se requiere Para que los estudiantes y sus docentes puedan visibilizar situaciones de cualquier factor que se puedan identificar en el día a día y que pongan en riesgo su permanencia. Se debe contar con una herramienta virtual que permita “levantar la mano” y de forma sencilla registrar y recibir retroalimentación de los riesgos generados por el mismo estudiante o por alguno de sus docentes.

Como hemos visto, para lograr un completo sistema de alertas tempranas es muy importante que las diversas fuentes de información como encuestas, sistemas existentes, aplicaciones converjan hacia un mismo sitio para que desde este se pueda tener un completo diagnóstico del riesgo y se puedan tomar decisiones inteligentes teniendo en cuenta que la deserción es multicausal.

Es importante tener en cuenta que el diagnóstico es la columna vertebral del proceso de permanencia en una universidad. En palabras del propio Albert Einstein “Si tuviera una hora para resolver el problema del mundo utilizaría 55 minutos en analizar el problema para llegar a un diagnóstico certero, y una vez conociendo las causas, tardaría 5 minutos en encontrar una solución”.

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