Se podrían mencionar varios factores que posiblemente no estén aportando al mejoramiento y uno de ellos es, la falta de sistematización de las estrategias aplicadas, para construir sobre la experiencia y tener un conocimiento incremental.

En cualquier organización, el trabajo en equipo es fundamental para alcanzar los objetivos trazados, y en el caso de las áreas que brindan apoyo a la permanencia de los estudiantes en las instituciones de Educación Superior además de trabajar en equipo, es muy importante conocer estrategias validadas y efectivas para afrontar los riesgos que se generan frente a la permanencia de los estudiantes

Una de las mejores formas para construir estrategias de alto impacto es por medio del conocimiento y mejoramiento colaborativo, apalancado por las herramientas virtuales que le permitan a la IES tener un repositorio interactivo para registrar, documentar, construir, validar y mejorar colaborativamente estrategias y planes acción de permanencia en la institución y de esta forma puedan:
1. Evitar la pérdida de conocimiento
2. Ahorro de recursos
3. Tener construcción de conocimiento incremental
4. Transferir de conocimiento eficiente
5. Mejoramiento de las estrategias

1. Para evitar la pérdida de conocimiento, es necesario que las IES cuenten con un repositorio de estrategias que les permita caracterizar dicha experiencia normalizando la siguiente información:
• Modalidad de implementación de la estrategia
• Tipo de la estrategia
• Cargo del área que debería implementarla
• Estado de la estrategia
• Fechas de creación de modificación de la estrategia
• Título de la estrategia
• Código para identificar la estrategia
• Objetivo que esperan cumplir tras la implementación de esta
• Descripción del Plan de acción

De esta forma las IES disminuye significativamente el riesgo de la perdida de conocimiento cuando alguno de sus colaboradores por alguna u otra razón ya no forme parte del equipo.

2. Para evitar la pérdida de tiempo y recursos económicos es necesario dejar el más mínimo margen a la improvisación y evitar la aplicación continua de estrategias que no han favorecido en la mitigación del riesgo y que la visión sea el mejoramiento de las estrategias que han impactado positivamente la permanencia. Para esto es necesario tener una segmentación de las estrategias que le permita a los profesionales de apoyo conocer cuales estrategia han aplicado para mitigar cada riesgo y cuál ha sido el resultado de estas para no cometer los mismos errores y tener una mejor gestión de los costos, minimizando los riesgos que implica implementar estrategias de las cuales no se tienen resultados positivos.

3. Transferencia de conocimiento eficiente: Es importante que se pueda transferir el conocimiento eficientemente y que se puedan conocer las estrategias acertadas y no acertadas que se han aplicado. Para esto es necesario tener la apreciación, evaluación y reseña de las estrategias, y además de eso, cada estrategia debe estar asociada a una variable de riesgo y una agrupación de riesgo. Esta asociación permite relacionar varias estrategias a un riesgo y un riesgo a varias estrategias y que los profesionales a cargo de la mitigación de cada tipo de grupos de riesgo, pueda conocer cuáles han sido las estrategias que han aplicado para la mitigación de ese riesgo fácilmente.

La segmentación de las estrategias debería realizarse desde 2 conceptos:
Por riesgos, que les permita conocer todas las estrategias que sirvan para mitigar un riesgo en especifico
• Riesgo – Componente
• Riesgo – Agrupación de variables
• Riesgo – Variable

Por apoyo, que permita conocer todas las estrategias que se pueden implementar desde un área de apoyo especifica :
• Apoyo – Tipo
• Apoyo – Área
Una vez aplicada la estrategia el usuario debe dejar sus observaciones y aportes a la estrategia para que de esta forma puedan tener un conocimiento incremental.

4. Mejoramiento de las estrategias: para que la institución pueda tener un mejoramiento continuo de sus estrategias es necesario que desde los diferentes actores que apoyan la permanencia, puedan trabajar de forma colaborativa las estrategias, por medio de la creación y la gestión de reseñas asociadas a las mismas.

Las reseñas tienen como objetivo que la siguiente vez que se vaya a implementar la estrategia se haga de una forma mejorada teniendo en cuenta los puntos buenos y malos que surgieron al momento de implementar las estrategias, para que de esta forma en la nueva implementación de la estrategia no se repitan errores cometidos y se implementen las mejoras recomendadas.

Todas las estrategias que aplique la institución deben tener una evaluación que le permita al usuario tener un conocimiento sobre las estrategias aplicadas, referente a:

• Facilidad y flexibilidad para implementación
• Pertinencia de la estrategia para la mitigación del riesgo
• Percepción de los estudiantes sobre la estrategia

Al finalizar el desarrollo de cada uno de estos puntos y tener un entendimiento mucho más claro de la importancia de tener sistematizadas las estrategias de permanencia podemos decir que esta es la forma más acertada para que las IES puedan comenzar a ser mucho más eficientes con el tiempo, el conocimiento y los recursos económicos invertidos para la mitigación del riesgo de deserción, con resultados cada vez más notorios en la permanecía de sus estudiantes.

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